Az Interjú...
Az interjú eredeti jelentése, tartalma:
párbeszéd, amelynek a tárgya az interjúban résztvevő egyik fél nézeteinek kifejtése – általában - a másik fél előre megszerkesztett kérdéseire. Az előre megszerkesztett kérdések, az interjú résztvevőinek előre meghatározott szerepkiosztása (ki a kérdező és ki a válaszadó) struktúrálják az interjú-helyzetet. Ilyen módon az azonos kérdéssorral megkérdezettek között összehasonlítás tehető, rangsor állítható fel, azaz a matematikai statisztika eszközeivel az interjú eredménye mérhetővé válik.
A szervezetpszichológia gyakorlata némiképp módosította ezt a jelentéstartalmat. Attól függően, hogy a kérdező milyen természetű tudást, információt vár az interjútól illetve az interjú alanyától, a párbeszédet külünböző módokon szerkeszti meg.
AZ INTERJÚ TÍPUSA
A FELTÁRHATÓ INFORMÁCIÓ TERMÉSZETE
ALKALMAZÁS
1. Tényfeltáró interjú A kérdező az interjúalannyal végbement, megtörtént eseményekre tény- és tárgyszerűen kíváncsi. Az interjú kérdései adatlap-szerűek, a kérdések a
„ki” , „kivel”, mikor”, „hol”, „mennyi ideig”, „hányszor”, „mit” – kérdőszavakra várnak választ, illetve „igen”-vel vagy „nem”-vel válaszolhatóak meg. Az interjú olyan adatokra is rákérdezhet, amelyek személyes természetűek – ez a személyes jelleg indokolja - az adatlap alkalmazása helyett –a tényfeltáró interjú alkalmazását. 1. munkakörelemzés
2. önéletrajz elemzés
3. adatfelvétel a személyügyi nyilvántartásba
4. nem kívánatos események (balesetek, károkozás, pl.) kivizsgálása
5. a teljesítmény-értékelés mérhető paramétereinek egyeztetése
6. adatfelvétel a karrierterv elkészítéséhez
7. auditálás
Klasszikus interjú A klasszikus interjúban – eredetileg - a kérdező és a kérdezett saját szabad döntése alapján vesz részt, a kérdező a kérdezett véleményére, vélekedéseire kíváncsi anélkül, hogy azokról bármilyen véleményt, ítéletet kellene vagy lehetne alkotnia.
A szervezeti gyakorlat a klasszikus interjú két aspektusát módosította:
- a kérdező a megkérdezett vélekedéseire, véleményére abból a szempontból kíváncsi, hogy azok mennyire esnek egybe egy „ideális”, a szervezet által preferált vélekedésekkel
- ezen egybeesés vagy különbözőség alapján a kérdező (lehet akár több személy is) döntést hoz arról, hogy a megkérdezett továbbléphet-e a kiválasztási, karrierfolyamatban vagy sem, vagy azok a személyek, intézkedések, intézmények, stb., akikről az interjúban a megkérdezett a vélekedését közli, milyen további sorsra érdemesek szervezeti szempontból.
Azaz a szervezeti gyakorlatban a klasszikus interjú két módosulása:
1. előre meghatározott standard a vélekedések minősítésére
2. az interjú eredménye döntéshozatal a szervezettel való további együttműködés módjáról.
Ilyen módon az interjú tehát
- előre struktúrált
kérdéscsoportokból áll – ezek sorrendje , csakúgy, mint a hozzájuk tartozó kérdéseké kötött, minden interjúalanynak azonos sorrendben, azonos hangsúllyal teendők fel
- a válaszokat egy előre
meghatározott „értékelőkulcs” alapján a szervezet által preferált és nem preferált válaszokba lehet sorolni – azaz az interjú standardizált. 1. munkakör-felmérő interjú (tevékenység-elemzés)
2. felvételi interjú
3. karrier-interjú
4. elégedettség-interjúk (leszámoló interjú, beszállítókkal, üzleti partnerekkel való elégedettség, stb.)
5. auditálások folyamán
Szituációs interjú A szituációs interjú a kérdezett magatartását vizsgálja – általában a beválás, de lagalábbis a megfelelés szempontjából – kritikus szervezeti helyzetekben.
Bár lényegét tekintve ez a módszer a szimulációhoz hasonlít, mégis interjúnak nevezzük:
Mind a helyzetnek, mind a megoldásnak „csupán” a verbális sémáját használjuk – azaz nem feltétlenül „játszuk el” a helyzetet magát, csupán leírjuk, a kérdezett pedig szintén leírja, hogy mit tenne, mit mondana a leírt helyzetben. 1. felvételi interjú
2. karriertervezés
Munkakörelemzés, -értékelés rendszerezett témakörei, amikre a munkakör felmérése során rákérdezünk:
1. kérdéscsoport – célok és meghatalmazottságok (több válasz is érvényes lehet)
1. A munkakör céljai - egyéni teljesítményértékek (megtermelt darabszám, értékesített áru mennyisége, értéke, megkötött szerződések értéke, stb)
- csoport vagy műszak eredményei (pl. egy rendszer bevezése, project team, vagy a műszak termelési mutatói)
- szervezeti egység eredményeit befolyásoló (pl. marketing kampány, beszerzők, HR és más támogató tevékenység)
- a teljes szervezet eredményeit befolyásoló (pl. gyártásfejlesztés, pénzügyi elszámolás, stb.)
2. A munkakörben elkövetett hiba következménye - elvesztett üzleti lehetőség és/vagy elvesztett idő és/vagy nem kihasznált berendezés és/vagy nem felhasznált erőforrás és/vagy nem megtermelt érték
- vevők, üzleti partnerek elvesztése
- profit vagy haszon elvesztése
- a szervezet image-nek, piaci megítélésének, helyzetének sérülése
3. Döntéshozatali szint - végrehajtja a döntéseket, betartja a szabályokat
- visszajelzést ad a folyamat vagy a rendszer működéséról a szakmai szervezeti egységeknek illetve vezetőjének
- javaslatot tesz rendszerek vagy folyamatok optimalizálására
önálló döntést hoz az általa működtetett rendszerek ill. folyamatok, eljárásrendek működésével, működtetésével kapcsolatosan
- szabályzatokat, eljárásrendeket, policy-t hagy jóvá
4. Szervezeti kapcsolatok I. - teljesítménycélját önállóan végzett munkával éri el
- teljesítménycélját csoportban végzett munkával éri el
- más munkakörök teljesítménycélját értékeli
- más munkakörök teljesítménycélját meghatározza
5. Szervezeti kapcsolatok II. - együttműködik munkatársaival
- résztvesz munkatársia kiválasztásában
- meghatározza a kiválasztási kritériumokat, más munkakörhöz tartozó bérszintet
- felvesz, elbocsát, áthelyez munkatársakat, befolyással van bérük mértékére
6. Pénzügyi felelősség - betartja a költségekre és megtakarításukra vonatkozó előírásokat
- nyilvántartja és értékeli a költségalakulást
- résztvesz a pénzügyi tervezés folyamatában és/vagy szabad aláírási joga van meghatározott tranzakciókban
- pénzügyi tervet készít és/vagy aláírási jogokat határoz meg
7. Általános felelősség
- berendezések, gépek, munkafolyamat működtetéséért és/vagy veszélyes anyagok kezeléséért, készletezéséért felelős
- készpénzért, csekkekért, könyvelési bizonylatokért felelős
- üzleti információért felelős
- folyószámlákért és/vagy befektetésekért felelős
2. kérdéscsoport A munkaköri feladatok természete (több válasz is lehetséges)
1. A munkafeladatok bonyolultsága - 3 hét, vagy annál kevesebb idő alatt betanítható bármely szakmai és szervezeti tapasztalattal rendelkezőnek
- 3 hónap alatt betanulható 1-3 éves szakmai tapasztalattal rendelkezőnek
- középfokú oktatási intézményben megszerezhető szakmai ismeretek szükségesek a feladatok ellátásához
- felsőfokú oktatási intézményben megszerezhető ismeretek szükségesek a feladatok ellátásához
2. A munkafeladatok nehézségi foka I. - napi 8 órában folyamatosan végezhető
- óránkénti munkaközi szünetekkel végezhető
- műszakonként 1 órában végezhető
- 20 percig végezhető 2 óránként
3. A munkafeladatok nehézségi foka II. - a betanult feladatmegoldási mód nem változik, a munkavégzéshez szükséges oktatás biztonságtechnikai illetve környezetvédelmi jellegű
- a feladatmegoldás módja változik a belső illetve külső vevők igényeitől függően – a tudás a tapasztalatokkal és szakmai képzésekkel gyarapodik
- a munkafeladatok naprakész ismereteket igényelnek, folyamatos tanulás nélkül a feladatok teljesítése nem lehet sikeres (pl. jog, pénzügy, HR)
- a munkafeladat új munkavégzési módok kidolgozását igényli rendszeresen
4. Veszélyeztetettség foka - nincs veszélyeztetettség
- végtagok és/vagy a szem védelmére védőfelszerelést kell használni
- az egész test védelmére kell védőfelszerelést használni
- kibiztosított helyen különleges biztonsági felszereléssel végezhető (pl. képzett alpinista végezheti csak el)
5. Károsító tényezők - nincs károsító tényező
- magas zaj és/vagy rossz látási viszonyok között és/vagy magas/alacsony hőmérsékleten és /vagy veszélyes anyagokkal és/vagy veszélyes berendezésekkel (nagynyomású, stb) kell dolgozni
- időkényszerben végzendő munka
- idegi feszültségben végzendő munka (stressz)
6. Terhelési tényezők - a munkafeladatok 80 %-a rutinfeladat, rendszeresen ugyanúgy kell végrehajtani, a végrehajtó maga dönt feladatai ütemezéséről, időbeosztásáról
- a munkafeladatok végrehajtása a technológiához kötött, előre megszabott ütemben történik
- a munkafeladatok megszakítás nélkülismétlődnek, a munkafeladat időtartama nem haladja meg az 5 percet (monoton munkavégzés)
- a munkafeladatok 55-65 %-a váratlan, bizonytalan és/vagy döntéshozatalt igénylő, felelősséget kell vállalni másokért
7. A munkafeladat szabadsági foka - csak előzetes jóváhagyással végezhető munka
- a feladatmegoldás módja a munkavégző által választható, utólag dokumentált
- jóváhagyásra kidolgozza a feladatmegoldás módját
- jóváhagyja mások munkavégzésének módjáit
3. A munkakör szervezeti helye
1. A munkakör céljai - mérhető paraméterek (darabszám, idő, értékesítési mennyiség, értékesítési összeg, adatmennyiség, selejtszám, készlet mennyisége, stb)
- belső vevőelégedettség mértékével mérhető
- külső vevőelégedettség mértékével mérhető
- a profit alakulásával mérhető
2. Szervezeti szint - nincs alárendelt munkakör
- csoportot vezet
- szervezeti és/vagy szakmai egységet vezet
- felsővezető
3. Szervezeti kapcsolatai - szakmai feladatok végrehajtása
- szakmai feladtok végrehajtása más szervezeti egységekkel együttműködve
- a szervezeti együttműködés szakmai segítése
- a szervezeti együttműködés szervezése, szabályozása
Az interneten próbaverzióban is hozzáférhető a Common Metric Questionnaire (www.pstc.com/cmq) munkakörfelmérő, értékelő program. Az első értékelő kérdőívet 1991-ben adta közre a szerző. Harvey, akkor 200 tényező szerint került egy-egy munkakör felmérésre illetve értékelésre. A jelenleg – már csak software-vel kezelhető – értékelő program 3000-nél több értékelési szempontot tartalmaz. 15 fejezetből áll, ezek:
1. a munkakört betöltőre vonatkozó információk – képzettség, tapasztalat, ismeretek szintje
2. általános szervezeti és a munkakörhöz kapcsolódó információk – melyik iparág, milyen típusú szervezet, hány döntéshozatali szint, stb.
3. a munkakör felügyeleti jellemzői – kit felügyel, ki felügyeli
4. a munkakör betöltéséhez szükséges ismeretek és készségek, képességek
5. kommunikáció módja – írásban, szóban, prezentál-e, idegen nyelv használata, milyen fokon, milyen gyakorisággal, írásban vagy szóban
6. az munkavégzéshez szükséges információ forrása, jellege, esetleges terhelési mutatói
7. részvétel az üzleti döntések meghozatalában – a munkakör céljainak meghatározása
8. belső együttműködési rendszer jellemzői
9. külső, partneri együttműködési rendszer jellemzői
10. megbeszélések, amiken részt vesz
11. megbeszélések, amelyeket vezet vagy kezdeményez
12. a munkavégzés jellege – könnyű-nehéz fizikai munka, milyen testhelyzetben, mekkora fizikai terhelést jelent
13. az alkalmazott eszközök, gépek, berendezések, rendszerek jellege, kezelésük nehézségi foka
14. a munkakör fizikai környezete
15. egyebek.
Személyügyi nyilvántartás rendszerezett adatai (ezeket interjú során gyűjtjük be):
Személyi nyilvántartási szám
Aktuálsian betöltött munkakör
nyilvántartási száma
Személyi adatok Név
Szül.idő
Családi állapot
Legmagasabb végzettség
Családi adatok Születési idők, nevek
Igazolványszámok Személyi igazolvány szám
Útlevélszám
Jogosítvány száma
Vízumok
Lejártuk ideje
Elérhetőségek
A munkakör betöltéséhez szükségesi
alkalmasságvizsgálatok ideje,
eredménye
A munkakör betöltéséhez szükséges képzések ideje, megtörténte (biztonságtechnikai, környezetvédelmi)
Végzettségek, képesítések, ezek időpontok, oklavelek száma, minősítések, szakdolgozatok, kutatások témaköre, tudományos fokozat
Nyelvismeret, vizsga ideje, foka, bizonyítvány száma
Tapasztalatok: az adott cégnél ill. a korábban betöltött pozíciók, cégek neve, kiemelten fontos szakmai vagy vezetői feladatok, rendszerek
Tréningek, amelyeken résztvett témaköre, időpontja, tréner cég
Aktuálisan folytatott tanulmányok (tartam, fok, szerződés)
Képzési terv, karrierterv ütemezése, értékelő beszélgetések időpontja, eredménye
Szakmai szervezeti tagság, kelte, funkció
Egyéb érdeklődés
Önéletrajz- elemzés – mint előkészület az interjúra:
Két fázisa van:
1. Az alkalmas jelöltek kiszűrése a beérkezett önéletrajzok alapján A tényfeltáró „interjú” első fázisa az alkalmassági kritériumoknak való megfelelés megállapítása vagy elvetése a beérkezett önéletrajzok adatai alapján.
Az alkalmasság kritériumai azok a követelmények, amelyeknek, ha nem felel meg valaki, nem töltheti be a munkakört.
Az alkalmassági kritériumokat a munkaköri leírás adatai illetve a munkakör elemzése alapján kerülnek meghatározásra.
A leggyakoribb alkalmassági kritériumok, amelyek az önéletrajzból megállapíthatóak:
1. iskolai végzettség – a jelölt által megadott adatok alapján, de okmánnyal igazolható
2. speciális szaktudást igazoló tanfolyam, adó végzettség (szakosítók, speciális tanfolyamok elvégzése) - a jelölt által megadott adatok alapján, de okmánnyal igazolható
3. nyelvtudás - a jelölt által megadott adatok alapján, de okmánnyal igazolható, a későbbiekben felmérhető, megállapítható
4. egyéb oktatásban, képzésben való részvétel (tréningek pl. ) - a jelölt által megadott adatok alapján, de okmánnyal igazolható
5. jogosítvány megléte - a jelölt által megadott adatok alapján, de okmánnyal igazolható
6. a tapasztalatok mértéke és minősége
- a jelölt által megadott adatok alapján,
- az önéletrajzot értékelőnek a jelölt korábbi munkahelyeiről való információi, ismeretei, tapasztalatai alapján,
- az egy-egy előző munkahelyen eltöltött idő és betöltött pozíció alapján, illetve
– kérdésként felmerülhet az önéletrajz elemzésének 2. fázisában.
7. a tényfeltáráshoz tartozik a megadott tapasztalatok, munkahelyek időjellemzőinek értékelése – míg egy munkahelyen dolgozott, hány és milyen oktatási intézménybe járt, stb. Az időelemzés arra is vonatkkozik, hogy nincs-e valahol „időlyuk” – olyan időszak, amelyre nincs semmilyen tevékenység megjelölve. Ezekre az időlyukakra is rákérdezünk a beszélgetés során.
Mindazon jelöltek, akik megadott adatai nem egyeznek a munkakör betöltéséhez szükséges kritériumokkal, kiesnek az adott munkakör pályázóinak sorából.
.
2. Az alkalmas jelöltekkel készített tényfeltáró interjú az önéletrajzi adatokról További kérdésfeltevést igénylő adatok az önéletrajzban:
- előző munkahelyek száma (3 évente „normális”, természetes, annál gyakoribb többszöri váltás már problémás munkavállalóra utalhat)
- a munkahely változtatások okai – a családi okra vagy költözésre hivatkozás általában csak „ál”-válasz, (hacsak nem a GYED idejére maradt otthon a házastárs helyett) tovább érdemes kérdezni, mint pl.: „Mit kellett volna nyújtania a munkahelynek ahhoz, hogy messzebbről is bejárjon?”
- a tapasztalatokra úgy kérdezünk, hogy mondja el pontosan, milyen gépen, berendezésen dolgozott, milyen technológiát használt, milyen számítógépes programokkal dolgozott, milyen rendszereket ismer, használt, hány fős csoportot vezetett, mik voltak a feladatai, hogyan telt egy átlagos munkanapja – válaszként csak konkrétumokat fogadunk el, feltételes módban kifejezett válaszokra újra rákérdezünk. Ezekből a válaszokból a leendő szakmai munkatársak vagy vezetők számára ki kell derülnie, hogy a jelentkező tapasztalatai, ismeretei az elvárásoknak megfelelnek-e vagy sem. Ha további kétségek merülnek fel, vagy az interjúzók között nincs egyetértés, akkor a jelöltet vagy kiejtjük, vagy munkapróbával, esettanulmánnyal mérjük fel.
- mire és mennyi idő alatt tanítja be az utódját a volt munkahelyén – az erre a kérdésre adott válasz mutatja meg, hogy mennyire látja át korábbi munkakörének legfontosabb, legsúlyozottabb feladatait – ebből tudható, hogy a betöltendő munkakörben hogyan fog feladataihoz viszonyulni.
- Pályakezdő esetén érdemes megkérdezni, hogy miért ezt a pályát választotta – saját érdeklődése, elkötelezettsége alapján, családi hagyományok, javaslatok szerint, ide vették fel, és továbbra is próbálkozik valamilyen más szakma megszerzésével. A saját érdeklődés jelent igazi elkötelezettséget – hogy mennyire valós, azt a szakma legfontosabb tárgyából kapott osztályzatok illetve a szakdolgozatok, a diplomamunka témája és osztályzata alapján mérlegelhető.
- A tényfeltárás alanya a fizetésigény és az egyéb juttatásokra vonatkozó elvárások tisztázása. Amennyiben a jelölt vonakodik ezeket meghatározni pontosan, úgy magunk mondjuk el, és anélkül nem búcsúzunk el a jelölttöl, hogy ne kapnánk megerősítést vagy visszautasítást erre a két dologra vonatkozóan. Ezt az első interjú alatt tisztázzuk, hogy se magunkban, se a jelöltben ne keltsünk hiú reményeket az alkalmazását érintően.
1. AHOGY kérdezünk, ÚGY válaszolnak:
Nyitott kérdés (pl.: beszéljen magáról, írja le egy napját, mondjon el egy esetet, stb.,) esszé jellegű választ provokál, ami alkalmas arra, hogy a jelölt a Számára fontos dolgokról beszéljen.
Hipotetikus kérdés (pl.: mit tenne Ön abban a helyzetben..., mit gondol..., stb.) a válasz is hipotetikus. Ezek azok a kérdések, amikben a jelölt a leginkább hajlamos az interjút vezető "szájíze", a társas megfelelés és elfogadás normái szerint válaszolni.
Rávezető kérdés (pl.: Jobban szereti az irodai munkát, mint az utazást?) ezekkel a kérdésekkel arra kérjük a jelöltet, hogy foglaljon állást egy olyan témában, amit az interjúban elkerült, ezért a válaszok itt is a társas megfelelés szerintiek.
Eldöntendő kérdés vagy zárt kérdés - minden olyan kérdés, amelyre igen-nem válaszokat lehet adni. Ha nem tényekre, adatokra kérdezünk rá, a válaszok ismét a társas elvárásoknak megfelelés igényét tükrözik.
Pontosító kérdés (pl.: a pályázat, önéletrajz adatai és a kapott válaszok közötti azonosság, vagy Milyen értelemben?, Hogyan?, Miért?, stb.) Ok-okozati kapcsolatokat (pl.: mi az, ami a jelölt eredménye, mi az, ami nem...), szándékokat, viszonyulásokat, értékelést, stb. várunk a jelölttől.
Tisztázó kérdés (pl.: Jól értem-e...?)Az interjúztató egyértelműsíti a jelölt által elmondottakat.
Szonda (pl.: Mi volt az Ön szerepe ebben? Hány százalékos volt a javulás?) Konkrét cselekvések, történések,adatok, tények, amikre rákérdezünk.
Ezek a kérdések az interjú szituációs elemei, és ezek követelik meg leginkább annak a profilnak a meglétét, amihez a jelölteket viszonyítjuk.
2. A PROFIL
Egyre követelőbb a vezetők oldaláról az az igény, hogy ne egy, ideális, kompetencia - fokozatokkal kifejezett profillal, hanem az üzleti, vezetői magatartásformákkal, az elért eredményeikkel szemben feleltessük meg a jelölteket.
Az interjú egyre inkább eltolódik a
Az interjút vezetőnek sokkal inkább ara kell felkészülnie, hogy meg tudja ítélni a jelöltek üzleti megoldásainak értékét, hatékonyságát, mintsem arra, hogy magát a személyt, a tudását vagy a tapasztalatait mérlegelje, értékelje.
Ennek leghatékonyabb eszköze, ha a kiválasztást megelőzően
3. BEVONÁS - KI von be KIT ?
A HR támogató szakmai szerepe a rendszerek, folyamatok kidolgozásában, és azok betanításában van. A vezetők azok, akik a teljesítménykritériumokat működtetik - a HR a kritériumrendszer egységesítésével tudja a kiválasztásban játszott szervezeti szerepeket egyensúlyozni.
Levélküldés:
Az interjú eredeti jelentése, tartalma:
párbeszéd, amelynek a tárgya az interjúban résztvevő egyik fél nézeteinek kifejtése – általában - a másik fél előre megszerkesztett kérdéseire. Az előre megszerkesztett kérdések, az interjú résztvevőinek előre meghatározott szerepkiosztása (ki a kérdező és ki a válaszadó) struktúrálják az interjú-helyzetet. Ilyen módon az azonos kérdéssorral megkérdezettek között összehasonlítás tehető, rangsor állítható fel, azaz a matematikai statisztika eszközeivel az interjú eredménye mérhetővé válik.
A szervezetpszichológia gyakorlata némiképp módosította ezt a jelentéstartalmat. Attól függően, hogy a kérdező milyen természetű tudást, információt vár az interjútól illetve az interjú alanyától, a párbeszédet külünböző módokon szerkeszti meg.
AZ INTERJÚ TÍPUSA
A FELTÁRHATÓ INFORMÁCIÓ TERMÉSZETE
ALKALMAZÁS
1. Tényfeltáró interjú A kérdező az interjúalannyal végbement, megtörtént eseményekre tény- és tárgyszerűen kíváncsi. Az interjú kérdései adatlap-szerűek, a kérdések a
„ki” , „kivel”, mikor”, „hol”, „mennyi ideig”, „hányszor”, „mit” – kérdőszavakra várnak választ, illetve „igen”-vel vagy „nem”-vel válaszolhatóak meg. Az interjú olyan adatokra is rákérdezhet, amelyek személyes természetűek – ez a személyes jelleg indokolja - az adatlap alkalmazása helyett –a tényfeltáró interjú alkalmazását. 1. munkakörelemzés
2. önéletrajz elemzés
3. adatfelvétel a személyügyi nyilvántartásba
4. nem kívánatos események (balesetek, károkozás, pl.) kivizsgálása
5. a teljesítmény-értékelés mérhető paramétereinek egyeztetése
6. adatfelvétel a karrierterv elkészítéséhez
7. auditálás
Klasszikus interjú A klasszikus interjúban – eredetileg - a kérdező és a kérdezett saját szabad döntése alapján vesz részt, a kérdező a kérdezett véleményére, vélekedéseire kíváncsi anélkül, hogy azokról bármilyen véleményt, ítéletet kellene vagy lehetne alkotnia.
A szervezeti gyakorlat a klasszikus interjú két aspektusát módosította:
- a kérdező a megkérdezett vélekedéseire, véleményére abból a szempontból kíváncsi, hogy azok mennyire esnek egybe egy „ideális”, a szervezet által preferált vélekedésekkel
- ezen egybeesés vagy különbözőség alapján a kérdező (lehet akár több személy is) döntést hoz arról, hogy a megkérdezett továbbléphet-e a kiválasztási, karrierfolyamatban vagy sem, vagy azok a személyek, intézkedések, intézmények, stb., akikről az interjúban a megkérdezett a vélekedését közli, milyen további sorsra érdemesek szervezeti szempontból.
Azaz a szervezeti gyakorlatban a klasszikus interjú két módosulása:
1. előre meghatározott standard a vélekedések minősítésére
2. az interjú eredménye döntéshozatal a szervezettel való további együttműködés módjáról.
Ilyen módon az interjú tehát
- előre struktúrált
kérdéscsoportokból áll – ezek sorrendje , csakúgy, mint a hozzájuk tartozó kérdéseké kötött, minden interjúalanynak azonos sorrendben, azonos hangsúllyal teendők fel
- a válaszokat egy előre
meghatározott „értékelőkulcs” alapján a szervezet által preferált és nem preferált válaszokba lehet sorolni – azaz az interjú standardizált. 1. munkakör-felmérő interjú (tevékenység-elemzés)
2. felvételi interjú
3. karrier-interjú
4. elégedettség-interjúk (leszámoló interjú, beszállítókkal, üzleti partnerekkel való elégedettség, stb.)
5. auditálások folyamán
Szituációs interjú A szituációs interjú a kérdezett magatartását vizsgálja – általában a beválás, de lagalábbis a megfelelés szempontjából – kritikus szervezeti helyzetekben.
Bár lényegét tekintve ez a módszer a szimulációhoz hasonlít, mégis interjúnak nevezzük:
Mind a helyzetnek, mind a megoldásnak „csupán” a verbális sémáját használjuk – azaz nem feltétlenül „játszuk el” a helyzetet magát, csupán leírjuk, a kérdezett pedig szintén leírja, hogy mit tenne, mit mondana a leírt helyzetben. 1. felvételi interjú
2. karriertervezés
Munkakörelemzés, -értékelés rendszerezett témakörei, amikre a munkakör felmérése során rákérdezünk:
1. kérdéscsoport – célok és meghatalmazottságok (több válasz is érvényes lehet)
1. A munkakör céljai - egyéni teljesítményértékek (megtermelt darabszám, értékesített áru mennyisége, értéke, megkötött szerződések értéke, stb)
- csoport vagy műszak eredményei (pl. egy rendszer bevezése, project team, vagy a műszak termelési mutatói)
- szervezeti egység eredményeit befolyásoló (pl. marketing kampány, beszerzők, HR és más támogató tevékenység)
- a teljes szervezet eredményeit befolyásoló (pl. gyártásfejlesztés, pénzügyi elszámolás, stb.)
2. A munkakörben elkövetett hiba következménye - elvesztett üzleti lehetőség és/vagy elvesztett idő és/vagy nem kihasznált berendezés és/vagy nem felhasznált erőforrás és/vagy nem megtermelt érték
- vevők, üzleti partnerek elvesztése
- profit vagy haszon elvesztése
- a szervezet image-nek, piaci megítélésének, helyzetének sérülése
3. Döntéshozatali szint - végrehajtja a döntéseket, betartja a szabályokat
- visszajelzést ad a folyamat vagy a rendszer működéséról a szakmai szervezeti egységeknek illetve vezetőjének
- javaslatot tesz rendszerek vagy folyamatok optimalizálására
önálló döntést hoz az általa működtetett rendszerek ill. folyamatok, eljárásrendek működésével, működtetésével kapcsolatosan
- szabályzatokat, eljárásrendeket, policy-t hagy jóvá
4. Szervezeti kapcsolatok I. - teljesítménycélját önállóan végzett munkával éri el
- teljesítménycélját csoportban végzett munkával éri el
- más munkakörök teljesítménycélját értékeli
- más munkakörök teljesítménycélját meghatározza
5. Szervezeti kapcsolatok II. - együttműködik munkatársaival
- résztvesz munkatársia kiválasztásában
- meghatározza a kiválasztási kritériumokat, más munkakörhöz tartozó bérszintet
- felvesz, elbocsát, áthelyez munkatársakat, befolyással van bérük mértékére
6. Pénzügyi felelősség - betartja a költségekre és megtakarításukra vonatkozó előírásokat
- nyilvántartja és értékeli a költségalakulást
- résztvesz a pénzügyi tervezés folyamatában és/vagy szabad aláírási joga van meghatározott tranzakciókban
- pénzügyi tervet készít és/vagy aláírási jogokat határoz meg
7. Általános felelősség
- berendezések, gépek, munkafolyamat működtetéséért és/vagy veszélyes anyagok kezeléséért, készletezéséért felelős
- készpénzért, csekkekért, könyvelési bizonylatokért felelős
- üzleti információért felelős
- folyószámlákért és/vagy befektetésekért felelős
2. kérdéscsoport A munkaköri feladatok természete (több válasz is lehetséges)
1. A munkafeladatok bonyolultsága - 3 hét, vagy annál kevesebb idő alatt betanítható bármely szakmai és szervezeti tapasztalattal rendelkezőnek
- 3 hónap alatt betanulható 1-3 éves szakmai tapasztalattal rendelkezőnek
- középfokú oktatási intézményben megszerezhető szakmai ismeretek szükségesek a feladatok ellátásához
- felsőfokú oktatási intézményben megszerezhető ismeretek szükségesek a feladatok ellátásához
2. A munkafeladatok nehézségi foka I. - napi 8 órában folyamatosan végezhető
- óránkénti munkaközi szünetekkel végezhető
- műszakonként 1 órában végezhető
- 20 percig végezhető 2 óránként
3. A munkafeladatok nehézségi foka II. - a betanult feladatmegoldási mód nem változik, a munkavégzéshez szükséges oktatás biztonságtechnikai illetve környezetvédelmi jellegű
- a feladatmegoldás módja változik a belső illetve külső vevők igényeitől függően – a tudás a tapasztalatokkal és szakmai képzésekkel gyarapodik
- a munkafeladatok naprakész ismereteket igényelnek, folyamatos tanulás nélkül a feladatok teljesítése nem lehet sikeres (pl. jog, pénzügy, HR)
- a munkafeladat új munkavégzési módok kidolgozását igényli rendszeresen
4. Veszélyeztetettség foka - nincs veszélyeztetettség
- végtagok és/vagy a szem védelmére védőfelszerelést kell használni
- az egész test védelmére kell védőfelszerelést használni
- kibiztosított helyen különleges biztonsági felszereléssel végezhető (pl. képzett alpinista végezheti csak el)
5. Károsító tényezők - nincs károsító tényező
- magas zaj és/vagy rossz látási viszonyok között és/vagy magas/alacsony hőmérsékleten és /vagy veszélyes anyagokkal és/vagy veszélyes berendezésekkel (nagynyomású, stb) kell dolgozni
- időkényszerben végzendő munka
- idegi feszültségben végzendő munka (stressz)
6. Terhelési tényezők - a munkafeladatok 80 %-a rutinfeladat, rendszeresen ugyanúgy kell végrehajtani, a végrehajtó maga dönt feladatai ütemezéséről, időbeosztásáról
- a munkafeladatok végrehajtása a technológiához kötött, előre megszabott ütemben történik
- a munkafeladatok megszakítás nélkülismétlődnek, a munkafeladat időtartama nem haladja meg az 5 percet (monoton munkavégzés)
- a munkafeladatok 55-65 %-a váratlan, bizonytalan és/vagy döntéshozatalt igénylő, felelősséget kell vállalni másokért
7. A munkafeladat szabadsági foka - csak előzetes jóváhagyással végezhető munka
- a feladatmegoldás módja a munkavégző által választható, utólag dokumentált
- jóváhagyásra kidolgozza a feladatmegoldás módját
- jóváhagyja mások munkavégzésének módjáit
3. A munkakör szervezeti helye
1. A munkakör céljai - mérhető paraméterek (darabszám, idő, értékesítési mennyiség, értékesítési összeg, adatmennyiség, selejtszám, készlet mennyisége, stb)
- belső vevőelégedettség mértékével mérhető
- külső vevőelégedettség mértékével mérhető
- a profit alakulásával mérhető
2. Szervezeti szint - nincs alárendelt munkakör
- csoportot vezet
- szervezeti és/vagy szakmai egységet vezet
- felsővezető
3. Szervezeti kapcsolatai - szakmai feladatok végrehajtása
- szakmai feladtok végrehajtása más szervezeti egységekkel együttműködve
- a szervezeti együttműködés szakmai segítése
- a szervezeti együttműködés szervezése, szabályozása
Az interneten próbaverzióban is hozzáférhető a Common Metric Questionnaire (www.pstc.com/cmq) munkakörfelmérő, értékelő program. Az első értékelő kérdőívet 1991-ben adta közre a szerző. Harvey, akkor 200 tényező szerint került egy-egy munkakör felmérésre illetve értékelésre. A jelenleg – már csak software-vel kezelhető – értékelő program 3000-nél több értékelési szempontot tartalmaz. 15 fejezetből áll, ezek:
1. a munkakört betöltőre vonatkozó információk – képzettség, tapasztalat, ismeretek szintje
2. általános szervezeti és a munkakörhöz kapcsolódó információk – melyik iparág, milyen típusú szervezet, hány döntéshozatali szint, stb.
3. a munkakör felügyeleti jellemzői – kit felügyel, ki felügyeli
4. a munkakör betöltéséhez szükséges ismeretek és készségek, képességek
5. kommunikáció módja – írásban, szóban, prezentál-e, idegen nyelv használata, milyen fokon, milyen gyakorisággal, írásban vagy szóban
6. az munkavégzéshez szükséges információ forrása, jellege, esetleges terhelési mutatói
7. részvétel az üzleti döntések meghozatalában – a munkakör céljainak meghatározása
8. belső együttműködési rendszer jellemzői
9. külső, partneri együttműködési rendszer jellemzői
10. megbeszélések, amiken részt vesz
11. megbeszélések, amelyeket vezet vagy kezdeményez
12. a munkavégzés jellege – könnyű-nehéz fizikai munka, milyen testhelyzetben, mekkora fizikai terhelést jelent
13. az alkalmazott eszközök, gépek, berendezések, rendszerek jellege, kezelésük nehézségi foka
14. a munkakör fizikai környezete
15. egyebek.
Személyügyi nyilvántartás rendszerezett adatai (ezeket interjú során gyűjtjük be):
Személyi nyilvántartási szám
Aktuálsian betöltött munkakör
nyilvántartási száma
Személyi adatok Név
Szül.idő
Családi állapot
Legmagasabb végzettség
Családi adatok Születési idők, nevek
Igazolványszámok Személyi igazolvány szám
Útlevélszám
Jogosítvány száma
Vízumok
Lejártuk ideje
Elérhetőségek
A munkakör betöltéséhez szükségesi
alkalmasságvizsgálatok ideje,
eredménye
A munkakör betöltéséhez szükséges képzések ideje, megtörténte (biztonságtechnikai, környezetvédelmi)
Végzettségek, képesítések, ezek időpontok, oklavelek száma, minősítések, szakdolgozatok, kutatások témaköre, tudományos fokozat
Nyelvismeret, vizsga ideje, foka, bizonyítvány száma
Tapasztalatok: az adott cégnél ill. a korábban betöltött pozíciók, cégek neve, kiemelten fontos szakmai vagy vezetői feladatok, rendszerek
Tréningek, amelyeken résztvett témaköre, időpontja, tréner cég
Aktuálisan folytatott tanulmányok (tartam, fok, szerződés)
Képzési terv, karrierterv ütemezése, értékelő beszélgetések időpontja, eredménye
Szakmai szervezeti tagság, kelte, funkció
Egyéb érdeklődés
Önéletrajz- elemzés – mint előkészület az interjúra:
Két fázisa van:
1. Az alkalmas jelöltek kiszűrése a beérkezett önéletrajzok alapján A tényfeltáró „interjú” első fázisa az alkalmassági kritériumoknak való megfelelés megállapítása vagy elvetése a beérkezett önéletrajzok adatai alapján.
Az alkalmasság kritériumai azok a követelmények, amelyeknek, ha nem felel meg valaki, nem töltheti be a munkakört.
Az alkalmassági kritériumokat a munkaköri leírás adatai illetve a munkakör elemzése alapján kerülnek meghatározásra.
A leggyakoribb alkalmassági kritériumok, amelyek az önéletrajzból megállapíthatóak:
1. iskolai végzettség – a jelölt által megadott adatok alapján, de okmánnyal igazolható
2. speciális szaktudást igazoló tanfolyam, adó végzettség (szakosítók, speciális tanfolyamok elvégzése) - a jelölt által megadott adatok alapján, de okmánnyal igazolható
3. nyelvtudás - a jelölt által megadott adatok alapján, de okmánnyal igazolható, a későbbiekben felmérhető, megállapítható
4. egyéb oktatásban, képzésben való részvétel (tréningek pl. ) - a jelölt által megadott adatok alapján, de okmánnyal igazolható
5. jogosítvány megléte - a jelölt által megadott adatok alapján, de okmánnyal igazolható
6. a tapasztalatok mértéke és minősége
- a jelölt által megadott adatok alapján,
- az önéletrajzot értékelőnek a jelölt korábbi munkahelyeiről való információi, ismeretei, tapasztalatai alapján,
- az egy-egy előző munkahelyen eltöltött idő és betöltött pozíció alapján, illetve
– kérdésként felmerülhet az önéletrajz elemzésének 2. fázisában.
7. a tényfeltáráshoz tartozik a megadott tapasztalatok, munkahelyek időjellemzőinek értékelése – míg egy munkahelyen dolgozott, hány és milyen oktatási intézménybe járt, stb. Az időelemzés arra is vonatkkozik, hogy nincs-e valahol „időlyuk” – olyan időszak, amelyre nincs semmilyen tevékenység megjelölve. Ezekre az időlyukakra is rákérdezünk a beszélgetés során.
Mindazon jelöltek, akik megadott adatai nem egyeznek a munkakör betöltéséhez szükséges kritériumokkal, kiesnek az adott munkakör pályázóinak sorából.
.
2. Az alkalmas jelöltekkel készített tényfeltáró interjú az önéletrajzi adatokról További kérdésfeltevést igénylő adatok az önéletrajzban:
- előző munkahelyek száma (3 évente „normális”, természetes, annál gyakoribb többszöri váltás már problémás munkavállalóra utalhat)
- a munkahely változtatások okai – a családi okra vagy költözésre hivatkozás általában csak „ál”-válasz, (hacsak nem a GYED idejére maradt otthon a házastárs helyett) tovább érdemes kérdezni, mint pl.: „Mit kellett volna nyújtania a munkahelynek ahhoz, hogy messzebbről is bejárjon?”
- a tapasztalatokra úgy kérdezünk, hogy mondja el pontosan, milyen gépen, berendezésen dolgozott, milyen technológiát használt, milyen számítógépes programokkal dolgozott, milyen rendszereket ismer, használt, hány fős csoportot vezetett, mik voltak a feladatai, hogyan telt egy átlagos munkanapja – válaszként csak konkrétumokat fogadunk el, feltételes módban kifejezett válaszokra újra rákérdezünk. Ezekből a válaszokból a leendő szakmai munkatársak vagy vezetők számára ki kell derülnie, hogy a jelentkező tapasztalatai, ismeretei az elvárásoknak megfelelnek-e vagy sem. Ha további kétségek merülnek fel, vagy az interjúzók között nincs egyetértés, akkor a jelöltet vagy kiejtjük, vagy munkapróbával, esettanulmánnyal mérjük fel.
- mire és mennyi idő alatt tanítja be az utódját a volt munkahelyén – az erre a kérdésre adott válasz mutatja meg, hogy mennyire látja át korábbi munkakörének legfontosabb, legsúlyozottabb feladatait – ebből tudható, hogy a betöltendő munkakörben hogyan fog feladataihoz viszonyulni.
- Pályakezdő esetén érdemes megkérdezni, hogy miért ezt a pályát választotta – saját érdeklődése, elkötelezettsége alapján, családi hagyományok, javaslatok szerint, ide vették fel, és továbbra is próbálkozik valamilyen más szakma megszerzésével. A saját érdeklődés jelent igazi elkötelezettséget – hogy mennyire valós, azt a szakma legfontosabb tárgyából kapott osztályzatok illetve a szakdolgozatok, a diplomamunka témája és osztályzata alapján mérlegelhető.
- A tényfeltárás alanya a fizetésigény és az egyéb juttatásokra vonatkozó elvárások tisztázása. Amennyiben a jelölt vonakodik ezeket meghatározni pontosan, úgy magunk mondjuk el, és anélkül nem búcsúzunk el a jelölttöl, hogy ne kapnánk megerősítést vagy visszautasítást erre a két dologra vonatkozóan. Ezt az első interjú alatt tisztázzuk, hogy se magunkban, se a jelöltben ne keltsünk hiú reményeket az alkalmazását érintően.
1. AHOGY kérdezünk, ÚGY válaszolnak:
- Azok a kérdések, amik a jelöltből a szociális megfelelés igényét/szándékát hívják elő:
Nyitott kérdés (pl.: beszéljen magáról, írja le egy napját, mondjon el egy esetet, stb.,) esszé jellegű választ provokál, ami alkalmas arra, hogy a jelölt a Számára fontos dolgokról beszéljen.
Hipotetikus kérdés (pl.: mit tenne Ön abban a helyzetben..., mit gondol..., stb.) a válasz is hipotetikus. Ezek azok a kérdések, amikben a jelölt a leginkább hajlamos az interjút vezető "szájíze", a társas megfelelés és elfogadás normái szerint válaszolni.
Rávezető kérdés (pl.: Jobban szereti az irodai munkát, mint az utazást?) ezekkel a kérdésekkel arra kérjük a jelöltet, hogy foglaljon állást egy olyan témában, amit az interjúban elkerült, ezért a válaszok itt is a társas megfelelés szerintiek.
Eldöntendő kérdés vagy zárt kérdés - minden olyan kérdés, amelyre igen-nem válaszokat lehet adni. Ha nem tényekre, adatokra kérdezünk rá, a válaszok ismét a társas elvárásoknak megfelelés igényét tükrözik.
- Azok a kérdések, amikkel a struktúrált, előre megszerkesztett kérdésekre kapott válaszokat finomítjuk, amikkel az előre megszerkesztett interjút egyénivé tesszük.
Pontosító kérdés (pl.: a pályázat, önéletrajz adatai és a kapott válaszok közötti azonosság, vagy Milyen értelemben?, Hogyan?, Miért?, stb.) Ok-okozati kapcsolatokat (pl.: mi az, ami a jelölt eredménye, mi az, ami nem...), szándékokat, viszonyulásokat, értékelést, stb. várunk a jelölttől.
Tisztázó kérdés (pl.: Jól értem-e...?)Az interjúztató egyértelműsíti a jelölt által elmondottakat.
Szonda (pl.: Mi volt az Ön szerepe ebben? Hány százalékos volt a javulás?) Konkrét cselekvések, történések,adatok, tények, amikre rákérdezünk.
Ezek a kérdések az interjú szituációs elemei, és ezek követelik meg leginkább annak a profilnak a meglétét, amihez a jelölteket viszonyítjuk.
2. A PROFIL
Egyre követelőbb a vezetők oldaláról az az igény, hogy ne egy, ideális, kompetencia - fokozatokkal kifejezett profillal, hanem az üzleti, vezetői magatartásformákkal, az elért eredményeikkel szemben feleltessük meg a jelölteket.
Az interjú egyre inkább eltolódik a
- szakmai feladatmegoldásokat feltáró konkrét kérdések,
- a megpályázott munkakörben megoldandó feladatok és a korábban végzett feladatok illeszkedése és
- az üzleti gondolkodásmód feltárása felé.
Az interjút vezetőnek sokkal inkább ara kell felkészülnie, hogy meg tudja ítélni a jelöltek üzleti megoldásainak értékét, hatékonyságát, mintsem arra, hogy magát a személyt, a tudását vagy a tapasztalatait mérlegelje, értékelje.
Ennek leghatékonyabb eszköze, ha a kiválasztást megelőzően
- a betöltendő munkakör beválás szempontjából kritikus helyzeteit be tudjuk azonosítani
- belső sztenderdet tudunk készíteni az interjúban felvett kérdésekre a bevált munkatársakkal
- felmérhető, hogy az azonos munkakörben dolgozó egészen különböző személyiséggel rendelkező munkatársak mégis miért lehetnek egyformán sikeresek.
3. BEVONÁS - KI von be KIT ?
A HR támogató szakmai szerepe a rendszerek, folyamatok kidolgozásában, és azok betanításában van. A vezetők azok, akik a teljesítménykritériumokat működtetik - a HR a kritériumrendszer egységesítésével tudja a kiválasztásban játszott szervezeti szerepeket egyensúlyozni.
Levélküldés:
